ما الفرق بين الدورة المحاسبية والدورة المستندية ؟

الدورة المحاسبية

هي دورة حياة العمليات بالإدارة المالية (الحسابات) والتي من خلالها يتم تسجيل العمليات منذ بداية نشأة العملية المالية حتى مرحلة إعداد التقارير المختلفة من ميزان مراجعة وقوائم مالية.

مراحل الدورة المحاسبية

1.تحليل العملية المالية واثباتها في الدفاتر بقيد يومية
2.ترحيل اطراف القيد الى الحسابات الخاصة بالقيد
3.إعداد ميزان المراجعة قبل التسويات
4.إعداد قيود التسويات الجردية
5.إعداد ميزان المراجعة بعد التسويات الجردية
6.إعداد القوائم المالية
7.إقفال الحسابات المؤقتة / الدورية ( الإيرادات و المصروفات ) في حقوق الملكية
8.إعداد ميزان المراجعة بعد الإقفالات

الدورة المستندية

هى الدورة التى تنظم طريقة تداول المستندات التى يتم إعدادها مسبقا داخل المشروع ( المستندات الداخلية ) وكذلك المستندات الواردة من الجهات المختلفة ( المستندات الخارجية ) لتحقيق الرقابة على جميع العمليات المالية التى يؤديها المشروع وأيضا للتعبير بدقة عن الأحداث والوقائع المالية به .

.  وعليه يتم تحويلها عند تداولها إلى عمليات مالية للقيد والتسجيل بالدفاتر المحاسبية .
.ويمكن تقسيم مجموعة المستندات التى يستخدمها المشروع حسب أنواع المعاملات المالية بداخله كما هو موضح بالشكل الآتي

لابد لكل منشأه أن تقوم بتسجيل إيراداتها ومصروفاتها أولا بأول عند الاستلام والصرف وذلك لسهوله القيد والتسجيل بالدفاتر المحاسبية المختلفة ولذلك تقوم كل منشأه بإمساك المجموعة المستنديه المناسبة لها كالأتي

1 – إيصال استلام النقدية / الشيك:

يكون هذا الدفتر من اصل+ 2 صوره مسلسل ومرقم ويسجل فيه النقدية الواردة إلي الشركة أيا كان مصدر هذه النقدية المحصلة ويجب أن يوضح فيه قيمة المبلغ المستلم بالأرقام والحروف ويجب تحديد مصدر هذه النقدية المحصلة إذا كانت إيراد بأنواعه أو سداد لجزء من مديونية العملاء أو تمويل للصندوق من أحد الشركاء أو استلام نقدية من البنك.

الأصل : يسلم للشخص الذي دفع النقدية.

صوره : يرفق بحركة الخزينة.

صوره : للحفظ بالدفتر. 

2 – إذن صرف نقدية / شيك:

هو عبارة عن مستند يتم تحريره عند طلب صرف نقدية أو إصدار شيكات للغير( موردين – دائنين ....... الخ ) ويقدم لاعتماده إلى الجهة المسؤلة المُفوضة للموافقة على الصرف وذلك طبقا للائحة الشركة المالية. 

3 – إيصال صرف نقدية / شيك:

يتم تحرير هذا الإيصال بعد اعتماد إذن الصرف لمستلم المبلغ أيا كان هذا المبلغ صغير أم كبير وسواء كان سداد لمصروف معين أو سداد لمديونية لأحد الموردين أو الدائنين .

ويكون هذا الإيصال من اصل فقط يرفق بحركة الخزينة.

4 – حركة الخزينة:

ويسجل فيها حركة والمقبوضات والمدفوعات النقدية يوما بيوم ويقوم بتحريرها أمين الخزينه ، لكل يوم صفحه مستقلة أو عدة صفحات لجملة المدفوعات وجملة والمقبوضات مع إرفاق إيصالات استلام النقدية وإيصالات صرف النقدية معها ، مع ذكر في كشف حركة الخزينة رصيد اليوم السابق وترصيد الحركة برصيد اليوم الحالي لمعرفة رصيد النقدية بالخزينة ومطابقة الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري.

ويكون هذا الكشف من اصل + صوره.

الأصل: يتم عمل قيد اليومية به.

صوره: للحفظ بالدفتر.

5 - قيد اليومية:

وهو مستند داخلي محاسبي يتم إعداده بواسطة محاسب الشركة ويثبت فيه كل العمليات المحاسبية للشركة من حيث طبيعتها دائنة أو مدينه. 

وهو من اصل فقط.

6 – الفواتير :

كل إيراد لأي منشأه يجب أن يتم إثباته على فاتورة موضحا بها اسم المنشأة والعنوان ورقم الملف الضريبي ورقم التسجيل في ضرائب المبيعات وصفة الكيان القانوني للشركة ويجب أن تكن الفواتير مرقمة ومسلسلة .ويوضح فيها نوع الخدمة وتكلفتها .

وتكون هذه الفاتورة من اصل + 3 صوره.

الأصل : للعميل.

صوره : لعمل قيد اليومية.

صوره : للحفظ.

صورة للحفظ الموازى.

7 – إذن استلام بضاعة :

ويتم إثبات كافه الأصناف الداخلة إلي المخزن ويوضح به اسم الصنف ومواصفاته والعدد الوارد منه وجهة الحصول عليه ورقم مستند الشراء إن وجد.وهذا هو المستند الذي يتم القيد منه في كارت الصنف (وارد ).

8 – إذن صرف بضاعة :

ويتم إثبات كافه الأصناف الخارجة من المخزن ويوضح به اسم الصنف ومواصفاته والأعداد الخارجة منه وسبب الخروج .وهذا هو المستند الذي يتم القيد منه في كارت الصنف (منصرف ).

9 – كشف الأجور والمرتبات الإجمالي:

وهو عبارة عن كشف مكون من عدة خانات يبين به اسم الموظف أو العامل ووظيفته أمام اسمه ويوضح به المرتب الأساسي والعمولات والحوافز وبدل طبيعة العمل والاستقطاعات والصافي المستحق له وذلك لكل العاملين وبشكل إجمالي وعلي مستوي الشهر.

10 – كشف الأجور والمرتبات لكل موظف علي حده:

وهو عبارة عن كشف مكون من عدة خانات يبين به اسم الموظف أو العامل ووظيفته أمام اسمه ويوضح به المرتب الأساسي والعمولات والحوافز وبدل طبيعة العمل والاستقطاعات والصافي المستحق له فقط وذلك علي مستوي السنة كاملة.